Guide à l'intention des comités de sélection

1. Aperçu du Programme de bourses postdoctorales Banting

Annoncé dans le cadre du budget fédéral de 2010 et lancé officiellement le 6 juillet 2010, le Programme de bourses postdoctorales (BP) Banting vise à attirer et à retenir les meilleurs chercheurs postdoctoraux, au niveau national et international, à leur permettre de développer leur potentiel de chef de file et à les positionner pour qu'ils réussissent comme futurs chefs de file en recherche, afin qu'ils contribuent à l'essor économique, social et scientifique du Canada au fil d'une carrière axée sur la recherche. Les candidats canadiens et étrangers sont admissibles à la bourse postdoctorale Banting. Chaque BP Banting s'élève à 70 000 $ (imposable) par année pendant deux ans.

Les candidats qui souhaitent demander une bourse Banting doivent le faire en étroite collaboration avec l'établissement d'accueil où ils veulent poursuivre leur formation postdoctorale. Vu le nombre restreint de bourses offertes dans le cadre du programme et les exigences des processus de demande et d'évaluation, les établissements ont été invités à être très sélectifs dans le choix des candidats qu'ils parrainent, puisque les bourses seront finalement accordées à un groupe de chercheurs prestigieux qui auront démontré leur excellence scientifique, leur leadership, et la synergie de leur programme avec les priorités stratégiques de l'établissement. Les bourses postdoctorales Banting doivent être entièrement utilisées à l'établissement d'accueil qui a appuyé initialement la candidature.

Les 70 bourses postdoctorales Banting offertes chaque année sont réparties également entre les trois organismes subventionnaires fédéraux, la 70^e bourse étant attribuée en rotation chaque année.

Le Secrétariat Vanier-Banting, qui est hébergé aux IRSC, est responsable de l'administration quotidienne du programme.

2. Politiques et considérations ayant une incidence sur l’évaluation par les pairs

En plus des lignes directrices concernant les conflits d'intérêts énoncées dans la section précédente, les membres des comités de sélection sont priés de garder à l'esprit les politiques et les lignes directrices suivantes au moment d'évaluer les demandes.

2.1 Confidentialité des documents relatifs aux demandes

Une fois connectés à RechercheNet, les utilisateurs devront lire et accepter l'Accord sur les conflits d'intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d'évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs, qui décrit les attentes et les exigences des trois organismes.

Les documents relatifs aux demandes sont remis aux membres des comités en toute confidentialité et doivent être utilisés uniquement à des fins d'évaluation. Par exemple, les membres de comité doivent éviter de sauvegarder des documents confidentiels sur des réseaux partagés ou sur des services infonuagiques. En outre, les documents dont un membre du comité n'a plus besoin doivent être détruits de façon sûre (c.-à-d. déchiquetés). Les cartables, les dossiers, les notes personnelles et les évaluations doivent être remis au personnel du Secrétariat Vanier-Banting à la fin de la réunion. Si, après le concours, le Secrétariat a besoin de l'aide des membres de comité pour un complément d'information sur un dossier en particulier, ces derniers recevront une nouvelle copie des documents pertinents.

2.2 Confidentialité des recommandations

Toutes les recommandations de financement doivent être approuvées par le Comité directeur des PTO, qui peut les modifier pour des raisons de budget, d'erreurs administratives ou de non-conformité au programme et aux politiques de l'organisme subventionnaire.

Tous les sujets traités durant les réunions ou les téléconférences des comités de sélection sont confidentiels. La responsabilité d'informer les candidats des résultats des délibérations revient au Secrétariat Vanier-Banting, une fois que le Comité directeur des PTO a donné son approbation officielle.

Les demandes sont confidentielles et ne doivent pas faire l'objet de discussions avec d'autres ou être divulguées. Toute communication de renseignements aux candidats doit se faire par l'entremise du Secrétariat.

Les résultats du concours ne peuvent pas être dévoilés par les membres des comités avant l'annonce officielle du Secrétariat. Si un candidat ou un représentant d'un établissement approche un membre de comité au sujet d'une décision ou de toute autre question, ce dernier doit refuser d'en discuter et orienter la personne vers le Secrétariat. Le personnel du Secrétariat assurera la liaison entre le comité de sélection concerné et le candidat.

2.3 Loi sur la protection des renseignements personnels et Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada stipule que les renseignements personnels fournis par les candidats ne doivent être utilisés qu'aux fins de l'évaluation des demandes et de la prise de décisions de financement. L'utilisation ou la divulgation de ces renseignements à toute autre fin est illégale.

Les renseignements personnels demandés à cette fin doivent être recueillis directement auprès de la personne concernée. Ils peuvent provenir d'autres sources seulement dans le cadre du processus d'évaluation officiel. Pour cette raison, les comités de sélection des bourses postdoctorales Banting ne doivent pas se servir ni même tenir compte des renseignements au sujet d'un candidat qui ont été obtenus indépendamment.

Étant donné le grand nombre de demandes, les membres des comités de sélection ne seront pas tenus de fournir des évaluations écrites pour chaque demande.

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les candidats ont le droit d’obtenir l’information conservée par le Secrétariat à leur sujet ou concernant leur demande. Ils peuvent notamment avoir accès à l’opinion écrite d’un répondant (c.-à-d. l’évaluation d’un répondant). Cependant, ils n’ont pas le droit de connaître le nom des évaluateurs de leur demande.

La composition des comités de sélection sera affichée sur le présent site Web environ 60 jours après l'annonce des décisions relatives au financement.

Il est important que les membres des comités respectent strictement les lignes directrices énoncées dans la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche.

2.4 Loi canadienne sur les droits de la personne

Les activités des organismes subventionnaires fédéraux sont assujetties à la Loi canadienne sur les droits de la personne. La Loi a pour objet de donner effet au principe selon lequel tous les individus, dans la mesure compatible avec leurs devoirs et obligations au sein de la société, devraient avoir le droit à l'égalité des chances d'épanouissement, indépendamment des considérations fondées sur la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité ou l'expression de genre, l'état matrimonial, la situation familiale, les caractéristiques génétiques, la déficience ou l'état de personne graciée. Une distinction fondée sur la grossesse ou l'accouchement est réputée être fondée sur le sexe.

2.5 Rédaction épicène et inclusive

On encourage les membres des comités d'évaluation à formuler leurs commentaires de manière épicène et inclusive. À l'écrit comme à l'oral, l'utilisation de tournures épicènes et inclusives se traduit par une évaluation plus exacte et plus respectueuse de la science et des candidatures.

Il ne faut pas oublier que le genre est non binaire. Lorsque les projets de recherche ciblent l'ensemble de la population, les formulations basées sur une vision binaire, comme « les hommes et les femmes », sont à éviter. Il est préférable de dire « les hommes, les femmes et les personnes de diverses identités de genre » ou alors « les personnes de tous genres ». De plus, il faut faire attention au choix des termes. Voici quelques exemples de formules épicènes et inclusives qui peuvent servir de remplacement :

• Au lieu de dire « anatomie de la femme/de l'homme », utilisez les termes précis de l'anatomie (p. ex. ovaires, utérus, testicules).
• Au lieu de dire « l'homme » pour désigner l'ensemble des êtres humains, utilisez les termes « humanité », « être humain » ou « genre humain ».
• Au lieu de dire « créé par l'homme », utilisez les termes « anthropique », « d'origine humaine », « artificiel » ou « synthétique ».

Dans la mesure du possible, il faut privilégier les termes et les tournures épicènes lorsqu'on fait allusion aux candidats et candidates. Par exemple, on peut remplacer « le candidat » ou « la candidate » par « la personne candidate ». Une attention particulière doit être accordée au choix des termes afin de veiller à utiliser des formulations épicènes et inclusives lorsqu'elles existent. Par exemple :

• « présidence » au lieu de « président » ou « présidente »
• « congé parental » au lieu de « congé de maternité/paternité »

2.6 Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche

Les organismes sont signataires de la Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche (DORA), qui « reconnaît la nécessité d’améliorer la façon dont les résultats de la recherche savante sont évalués ». Selon la DORA, les résultats de recherche ne se limitent pas à la publication d’articles dans les revues, mais ils peuvent comprendre un large éventail de contributions et de retombées.

Les évaluateurs doivent mesurer la productivité et les progrès de façon générale en prenant en considération :

• Toute une gamme de contributions du candidat (articles de recherche, rapports, livres, documents d’orientation, ensembles de données, codes, outils, formations et mentorat, engagement communautaire, normes, logiciels, produits commercialisés) et de retombées (incidence sur les politiques et les pratiques, résultats cliniques, retombées sociétales, travaux de recherche en santé significatifs, culturellement sécurisants et fondés sur les distinctions);
• la situation du candidat (p. ex. historique de congé, stade de carrière, domaines de recherche, acquis expérientiels, cheminement de carrière hors norme, responsabilités familiales, répercussions de la pandémie) et son incidence sur son parcours.

Les indicateurs comme le nombre de publications et de citations ou la valeur et le nombre des subventions de recherche reçues ne devraient pas être examinés hors contexte pour évaluer la productivité et les progrès. Comme l’indique la DORA, « le contenu scientifique d’un article est beaucoup plus important que les indicateurs de publication ou l’image de marque de la revue dans laquelle il a été publié ».

2.7 Langues officielles

Les organismes subventionnaires fédéraux, comme toutes les autres institutions fédérales, jouent un rôle clé dans l'application de la Loi sur les langues officielles. Les organismes sont notamment tenus de veiller à ce que :

• le public puisse communiquer avec eux et en recevoir des services dans l'une ou l'autre des langues officielles;
• leur milieu de travail soit propice à l'usage effectif des deux langues officielles tout en permettant à leur personnel d'utiliser l'une ou l'autre.

Les organismes subventionnaires fédéraux doivent s'assurer que leurs comités et leur personnel sont pleinement informés de leurs obligations et de leurs droits en matière de langues officielles, en remettant aux employés et aux membres des comités de sélection de la documentation à ce sujet et en joignant des lignes directrices pertinentes dans les instructions destinées aux comités de sélection.

Conformément à l'offre active de services bilingues, le Secrétariat Vanier-Banting s'efforcera de nommer autant que possible aux comités de sélection des spécialistes possédant les compétences linguistiques requises.

Les comités de sélection des bourses postdoctorales Banting doivent s'assurer que toutes les demandes sont pleinement évaluées (sous réserve des lignes directrices, énoncées ci-dessus, sur l'effort à consacrer aux demandes de qualité inférieure), indépendamment de la langue officielle dans laquelle elles sont présentées. Dans certains cas, ils devront peut-être consulter le personnel du Secrétariat pour trouver des membres possédant les compétences linguistiques requises.

2.8 Considérations d'ordre éthique

Il est important que les membres des comités préviennent le personnel lorsqu'ils ont des préoccupations quant au caractère éthique de la recherche proposée. Voici quelques exemples de problèmes qui pourraient se présenter :

• l'emploi d'animaux dans des expériences où l'importance de la recherche proposée ne semble pas justifier l'emploi d'animaux ni le protocole proposé
• une sensibilité insuffisante au recours à des sujets humains dans des expériences
• une formation insuffisante dans la manutention de substances biologiques ou de produits chimiques dangereux

Si un membre a des préoccupations d'ordre éthique, il doit en discuter sans délai avec le personnel du Secrétariat Vanier-Banting afin de déterminer s'il est possible de résoudre rapidement le problème ou si l'attribution de la bourse postdoctorale devrait être reportée jusqu'à ce qu'il ait été résolu. Pendant ce temps, l'évaluation des demandes devrait se poursuivre sans être influencée par cette question.

2.9 Conduite responsable de la recherche

Les trois organismes subventionnaires fédéraux ont défini leurs attentes en matière d'intégrité scientifique dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.

Recherche

Les organismes subventionnaires fédéraux, à savoir le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada et les Instituts de recherche en santé du Canada, se sont engagés à mettre en place et à maintenir un milieu qui encourage et favorise la conduite responsable de la recherche. Le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche décrit les responsabilités et les politiques connexes qui s’appliquent aux chercheurs, aux établissements et aux organismes et qui, ensemble, contribuent à la mise en place d’un milieu de recherche favorable.

Les organismes subventionnaires fédéraux s'attendent à ce que la plus haute norme d'intégrité soit respectée dans l'exécution de la recherche qu'ils financent. En présentant leur demande par voie électronique au Secrétariat, les candidats s'engagent à respecter divers principes, dont la conformité au Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.

Si les membres d'un comité de sélection constatent un manque d'intégrité, ils doivent en aviser le personnel du Secrétariat le plus tôt possible. Le Secrétariat Vanier-Banting fera part de l'allégation au Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche pour qu'il puisse faire un suivi. De telles allégations ne devraient pas être prises en compte dans le processus d'évaluation ni faire l'objet de discussions en comité, sauf si elles ont une incidence sur la qualité scientifique de la candidature.

Au cours du processus d'évaluation, il est possible qu'un membre d'un comité soit confronté à un cas d'inconduite (p. ex. fausse représentation apparente portant sur des publications ou des données, plagiat, ou autre problème tel qu'un manque de contrôle/suivi adéquat au sein d'un établissement ou des restrictions excessives sur la diffusion de la recherche financée par des fonds fédéraux). Le cas échéant, le membre doit en aviser le personnel du Secrétariat le plus rapidement possible.

Processus d’évaluation et de sélection

Le Secrétariat s'attend à ce que la plus haute norme d'intégrité soit respectée dans le déroulement du processus d'évaluation qu'il gère. Le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche précise que les renseignements fournis par les candidats pour les besoins de l’évaluation et de la sélection ne peuvent pas être utilisés par les évaluateurs sans la permission de l’auteur. De plus, les membres des comités doivent aviser l’organisme subventionnaire fédéral concerné s’ils se trouvent dans une situation de conflit d’intérêts, d’ordre financier ou autre, qui pourrait influencer la décision du Secrétariat de les laisser évaluer la candidature en question. Les membres des comités doivent respecter le caractère confidentiel des documents relatifs à la candidature et déclarer les situations de conflit d'intérêts. Si un membre d'un comité de sélection prend connaissance d'une situation qui ne respecte pas l'intégrité du processus d'évaluation, il doit en aviser immédiatement le personnel du Secrétariat.

Les organismes subventionnaires fédéraux s'attendent à ce que la plus haute norme d'intégrité soit respectée dans l'exécution de la recherche qu'ils financent. En présentant leur demande par voie électronique au Secrétariat Vanier-Banting, les candidats s'engagent à respecter divers principes, dont la conformité à la politique en matière d'intégrité. Si, au cours du processus d'évaluation, les membres d'un comité constatent un manque d'intégrité, ils doivent en aviser le personnel du Secrétariat le plus tôt possible. Le Secrétariat Vanier-Banting fera part de l'allégation au Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche pour qu'il puisse faire enquête. De telles allégations ne devraient pas être prises en compte dans le processus d'évaluation, ni faire l'objet de discussions en comité.

Au cours du processus d'évaluation, il est possible qu'un membre d'un comité soit confronté à un cas d'inconduite (p. ex. fausse représentation apparente portant sur des publications ou des données, plagiat, ou un autre problème tel qu'un manque de contrôle/suivi adéquat au sein d'un établissement ou des restrictions excessives sur la diffusion de la recherche financée par des fonds fédéraux). Le cas échéant, le membre doit en aviser l'administrateur du programme le plus rapidement possible.

2.10 Politiques sur le libre accès et sur la gestion des données de recherche

Les trois organismes estiment que les résultats de recherche produits au moyen de fonds publics appartiennent, dans la mesure du possible, au domaine public. Les titulaires de subvention doivent satisfaire aux exigences de la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications, en veillant à ce que tout article publié dans une revue à comité de lecture découlant d’une recherche financée par les trois organismes soit librement accessible dans les 12 mois suivant sa publication. De plus, conformément à la Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche, les trois organismes s’attendent à ce que les titulaires de subvention gèrent leurs données de recherche de façon responsable et sécuritaire et, lorsque les obligations éthiques, juridiques et commerciales le permettent, qu’ils les rendent accessibles à d’autres personnes.

3. Rôles et responsabilités

3.1 Comité de sélection

3.1.1 Présidence

Le président du comité de sélection joue un rôle de surveillance important au sein du comité. Chaque comité comprend un président à qui il revient, en sa qualité de modérateur, de veiller en collaboration avec le personnel du Secrétariat Vanier-Banting à ce que le processus d’évaluation mené par le comité se déroule de manière harmonieuse, efficace et objective dans un cadre positif, constructif et juste.

Le président a les responsabilités suivantes :

• Fournir des conseils au Secrétariat Vanier-Banting sur l'exécution du programme;
• Assurer l'évaluation ordonnée et entière des demandes pendant la réunion du comité de sélection;
• Diriger les efforts du comité pour maintenir la meilleure qualité d'évaluation possible, en conformité avec la Déclaration de San Francisco sur l'évaluation de la recherche (DORA), et pour assurer la cohérence ainsi que l'équité de l'approche employée durant la réunion;
• Assurer la transmission des recommandations au Secrétariat;
• Veiller à ce que, tout au long du processus d'évaluation, tous les aspects importants d'une demande soient pris en compte à la lumière des critères de sélection;
• Anticiper le moment où une discussion atteint son point de saturation ou, au contraire, savoir faire avancer une discussion pour aborder des points manquants, puis synthétiser efficacement les points soulevés et passer à l’étape suivante de l’évaluation par les pairs;
• Exiger le respect lors des discussions et l’échange d’informations portant sur le contenu des demandes, intervenir lorsque des paroles déplacées ou hors de propos sont tenues et maintenir les critères d’évaluation au centre du débat;
• Réagir avec promptitude et de façon proportionnée pour apaiser les esprits lors d’une discussion animée en faisant preuve d’entregent, par exemple en incitant les membres du comité à adopter une attitude positive et à montrer de l’ouverture, en passant à d’autres points de façon collégiale, et en étant attentif, impartial et équitable;
• Promouvoir la participation active des membres du comité et accorder la même importance et le même respect aux opinions de chacun en prenant soin de limiter les temps de parole et en intervenant lorsque des problèmes d’équité surgissent;
• Représenter le comité dans ses échanges avec le Secrétariat sur les questions liées aux politiques, y compris la présentation d'un rapport au Secrétariat après la réunion ainsi qu'au Comité de gestion des programmes des trois organismes (PTO).

Le président n'est pas chargé d'évaluer les demandes.

Remarque : Le Secrétariat demande aux membres du comité de sélection de ne pas faire de recommandations officielles concernant un futur président (c.-à-d. qu'aucune lettre de recommandation officielle n'est requise). Les suggestions informelles au sujet d'éventuels présidents devraient plutôt être transmises à l'administrateur du Programme de BP Banting.

3.1.2 Responsables de l'évaluation

Tous les responsables de l'évaluation ont les responsabilités suivantes :

• Respecter les lignes directrices et les règles du Programme de BP Banting qui s'appliquent à l'évaluation des demandes, aux conflits d'intérêts, aux communications avec les candidats et à la confidentialité;
• Participer aux discussions du comité;
• Conseiller le personnel du Secrétariat Vanier-Banting sur toute question relative aux politiques ou aux procédures liées à l'évaluation des demandes;
• Conseiller et aider le président du comité dans la préparation du rapport faisant suite à la réunion du comité de sélection;
• Recommander de nouveaux membres pour les comités de sélection des concours à venir.

Chaque responsable de l'évaluation peut se voir attribuer un ou plusieurs des quatre rôles énumérés ci-dessous.

3.1.2.1 Évaluateur

Un évaluateur principal ou secondaire est un membre qui :

• est chargé d'évaluer une ou plusieurs demandes;
• fait partie du comité de sélection auquel ces demandes ont été soumises aux fins d'évaluation.

L'évaluateur principal ou secondaire a les responsabilités suivantes :

• Procéder à l'évaluation de chacune des demandes qui lui sont assignées en fonction des critères de sélection;
• Attribuer des cotes préliminaires aux demandes de bourses postdoctorales Banting;
• Remettre ces cotes au Secrétariat Vanier-Banting à l'aide de RechercheNet dans un délai raisonnable;
• Présenter les demandes évaluées et en discuter au cours des délibérations du comité.

3.1.2.2 Troisième lecteur

Un troisième lecteur est un membre qui :

• est chargé d'évaluer une ou plusieurs demandes qui feront l'objet de discussions à la réunion;
• siège au comité de sélection auquel ces demandes ont été soumises aux fins d'évaluation;
• n'a pas déjà agi à titre d'évaluateur principal ou secondaire pour ces demandes.

Le troisième lecteur a les responsabilités suivantes :

• Procéder à l'évaluation de chacune des demandes qui lui sont attribuées en fonction des critères de sélection, en accordant une attention particulière au troisième critère;
• Attribuer des cotes préliminaires aux demandes de bourses postdoctorales Banting avant la réunion du comité de sélection;
• Remettre ces cotes au Secrétariat Vanier-Banting à l'aide de RechercheNet dans un délai raisonnable;
• Participer à la discussion et à l'établissement des résultats finaux concernant les demandes attribuées.

3.1.2.3 Lecteur invité

Un lecteur invité est un membre qui :

• est chargé d'évaluer une demande provenant d'un autre comité de sélection du Programme de BP Banting;
• possède une expertise dans un ou plusieurs des principaux domaines de recherche du programme de recherche proposé.

Le lecteur invité a les responsabilités suivantes :

• Procéder à l'évaluation de chacune des demandes qui lui sont assignées en fonction des critères de sélection;
• Attribuer des cotes préliminaires aux demandes qui lui sont assignées;
• Présenter oralement ses cotes préliminaires au comité de sélection pendant la réunion;
• Participer à la discussion pendant la réunion (y compris sur la cote finale et le classement) portant sur les demandes qui lui sont attribuées.

Pour de plus amples renseignements, voir le point 4.1.5 (b) Détermination des demandes à faire évaluer par des lecteurs invités.

3.1.2.4 Expert invité

Un expert invité est un membre qui :

• est chargé d'évaluer une demande provenant d'un autre comité de sélection du Programme de BP Banting et dont le projet de recherche implique respectueusement les communautés autochtones;
• possède une expertise en recherche autochtone.

Nota : Les communautés autochtones se composent généralement de personnes, de groupes, d'organismes et de populations qui s'identifient comme Autochtones (Premières Nations, Inuk (Inuits) et Métis). Leurs membres sont susceptibles d'habiter et de travailler n'importe où au Canada.

L'expert invité a les responsabilités suivantes :

• Procéder à l'évaluation de chacune des demandes qui lui sont attribuées en fonction des critères de sélection, en mettant l'accent sur les composantes autochtones de la demande;
• Fournir des commentaires sur les composantes autochtones de la demande pendant les délibérations du comité.

Pour de plus amples renseignements, voir le point 4.1.5 (c) Détermination des demandes à faire évaluer par des experts invités.

3.1.2.5 Champion de l'équité, de la diversité et de l'inclusion (EDI)

Un champion de l'EDI est un membre qui :

• veille à ce que les principes d'EDI ont été pris en considération durant le processus d'évaluation des demandes, promeut la sensibilisation des membres du comité à l'EDI et les informe à cet égard, et favorise une culture selon laquelle l'EDI est naturellement prise en compte en cours d'évaluation.

Le champion de l'EDI a les responsabilités suivantes :

• Servir de modèle pour une prise en compte appropriée des éléments de l'EDI dans l'évaluation et la présentation des évaluations afin de montrer au comité les meilleures pratiques à adopter;
• Veiller à ce que le comité prenne en considération les principes d'EDI dans l'évaluation des dossiers qui doivent faire l'objet d'une discussion durant la réunion.

L'EDI est la responsabilité du comité dans son entièreté, et il faudrait en faire la promotion en tant que pratique exemplaire auprès de tous les évaluateurs.

3.2 Administrateur du programme

Les principales responsabilités de l'administrateur du Programme de BP Banting durant le concours sont notamment :

• de rendre hommage au territoire au début de chaque réunion;
• de faire la liaison et de maintenir de bons rapports de travail entre les comités et le Secrétariat Vanier-Banting;
• de conseiller le comité sur les politiques, les lignes directrices et les procédures du Secrétariat et de l'aider à s'assurer que les demandes sont évaluées de façon uniforme;
• de servir de « mémoire » au comité en assurant, d'année en année, l'uniformité de l'approche employée;
• de porter les documents pertinents, tels que les documents de référence fournis par le Secrétariat, à l'attention des membres du comité pour les aider dans leurs délibérations, et aider les membres à utiliser ces documents de référence;
• de s'assurer que les recommandations sont consignées avec exactitude;
• de s'assurer que les recommandations quant aux bourses à accorder sont conformes aux lignes directrices du Secrétariat;
• de porter tout problème à l'attention du président du comité, ou du chef d'équipe, du gestionnaire ou du directeur administratif du Programme de BP Banting;
• de recommander, en consultation avec le comité, des candidats qui pourraient siéger à des comités de futurs concours.

L'administrateur du programme n'est pas membre du comité et il n'a pas de droit de vote.

3.3 Directeur administratif, gestionnaire, chef du SVB et chef d'équipe

Les principales responsabilités du directeur administratif, du gestionnaire, du chef du SVB et du chef d'équipe du Programme de BP Banting sont notamment :

• de surveiller la qualité des évaluations et l'efficacité du programme;
• de se prononcer sur les questions en matière de politiques;
• de définir et de suivre les questions de politique, et de conseiller l'administrateur du programme sur la façon d'interpréter les politiques et les règlements;
• de diriger, en collaboration avec l'administrateur du programme, les discussions sur les politiques des comités de sélection du Programme de BP Banting.

Communication de documents protégés

Tout au long du concours, le personnel du Secrétariat Vanier-Banting peut devoir fournir aux membres des comités de sélection des documents qui renferment des renseignements confidentiels. Dans la plupart des cas, ces documents seront diffusés en affichant les pages pertinentes dans RechercheNet, le portail Web utilisé pour soumettre les évaluations.

4. Processus d'évaluation

Le processus d'évaluation comprend les dix phases suivantes, décrites en détail ci-dessous :

Avant la réunion du comité de sélection

• 4.1.1 Réception et attribution des demandes
• 4.1.2 Détermination des conflits d'intérêts
• 4.1.3 Formulaire de déclaration volontaire sur l'équité, la diversité et l'inclusion
• 4.1.4 Attribution des cotes préliminaires aux demandes (évaluateurs)
• 4.1.5 Classement préliminaire des demandes et désignation d'un troisième lecteur, d'un lecteur invité ou d'un expert invité
• 4.1.6 Attribution des cotes préliminaires aux demandes (troisièmes lecteurs)
• 4.1.7 Liste de classement des demandes mise à jour à partir des cotes préliminaires

Durant la réunion du comité de sélection

• 4.2.1 Réunion
• 4.2.2 Formulation des recommandations de financement
• 4.2.3 Discussion sur les politiques

Après la réunion du comité de sélection

• 4.3.1 Préparation et présentation du rapport du président

Le processus d’évaluation sera effectué conformément aux principes de la Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche (DORA).

4.1 Avant la réunion du comité de sélection

4.1.1 Réception et attribution des demandes

Le Secrétariat Vanier-Banting reçoit par l'intermédiaire de RechercheNet les demandes, qui sont ensuite assignées aux membres de chaque comité par l'administrateur du programme.

Le comité de sélection de chaque organisme est multidisciplinaire. En conséquence, les membres de comité sont appelés à évaluer et à coter des demandes portant sur différents domaines de recherche liés au mandat de l'organisme subventionnaire fédéral concerné, y compris des domaines qui ne correspondent pas exactement aux domaines d'expertise des membres. Les IRSC demandent aux évaluateurs qu'ils jugent le défi intellectuel que représente la recherche à laquelle participera le candidat et qu'ils effectuent leurs évaluations du point de vue d'un généraliste, même si le domaine ne leur est pas forcément familier. Chaque demande est assignée à deux évaluateurs : l'un sert d'évaluateur principal et l'autre d'évaluateur secondaire.

L'administrateur du programme attribue un sous-ensemble de demandes à chaque évaluateur de son comité à l'aide de RechercheNet, le portail Web utilisé pour soumettre les évaluations. Ce faisant, l'administrateur du programme s'efforce d'équilibrer la charge de travail entre les membres du comité en tenant compte des compétences linguistiques et des domaines d'expertise des membres ainsi que des conflits d'intérêts potentiels entre les membres et les demandes. Chaque membre du comité a la responsabilité d'évaluer les demandes qui lui ont été assignées.

Dès que les demandes sont attribuées, les membres du comité ont accès à RechercheNet pour procéder à l'évaluation des demandes de bourses postdoctorales Banting qui leur ont été assignées. Les membres recevront un courriel les informant que les demandes qui leur ont été assignées sont accessibles.

4.1.2 Détermination des conflits d'intérêts

En utilisant RechercheNet, les membres du comité de sélection déterminent et signalent les conflits d'intérêts qu'ils pourraient avoir en rapport avec les demandes qui leur ont été assignées.

Une liste de conflits est fournie ci-dessous. Puisqu'elle n'est pas exhaustive, les évaluateurs devraient consulter les Lignes directrices sur la confidentialité et les conflits d'intérêts, qui correspondent à la première tâche obligatoire dans RechercheNet. Si un membre s'estime incapable, pour une raison ou une autre, d'évaluer une demande qu'il avait initialement acceptée, il doit contacter immédiatement l'administrateur du programme, et la demande sera réassignée à un autre évaluateur.

Êtes-vous en situation de conflit d'intérêts avec un candidat?

Les lignes directrices suivantes régissent les conflits d'intérêts lors de l'évaluation des demandes de bourses postdoctorales Banting. Les lignes directrices de ce genre ne peuvent prévoir toutes les situations, et les organismes subventionnaires fédéraux se fient au jugement des membres du comité pour repérer les conflits possibles. Comme on évalue et le candidat et le milieu de recherche, un membre de comité ne peut agir comme évaluateur d'une demande :

• s'il est affilié à l'établissement d'accueil proposé par le candidat;
• si le candidat est affilié au même département que le sien;
• si le candidat est, a été ou sera sous sa supervision directe ou partagée;
• s'il entretient ou a entretenu une relation personnelle ou professionnelle avec le candidat.

Lorsqu'une demande particulière place un membre du comité dans une situation de conflit d'intérêts, ce dernier sera invité à quitter la pièce durant la réunion du comité de sélection avant le début des délibérations sur le dossier du candidat.

Il revient aux membres du comité de déclarer toute situation de conflit d'intérêts avant d'évaluer une demande. Si les directives ne prévoient pas clairement une situation ou si le président ou le comité a de la difficulté à établir s'il existe un conflit d'intérêts, il incombe alors au personnel du Secrétariat Vanier-Banting de prendre une décision.

4.1.3 Formulaire de déclaration volontaire sur l'équité, la diversité et l'inclusion

Les membres des comités de sélection doivent remplir le formulaire de déclaration volontaire sur l'équité, la diversité et l'inclusion dans RechercheNet avant d'accéder aux demandes qui leur sont attribuées. Pour de plus amples renseignements concernant ce formulaire, consultez la foire aux questions et la marche à suivre sur le site Web des IRSC.

4.1.4 Attribution des cotes préliminaires aux demandes (évaluateurs)

Une fois les situations de conflit d'intérêts déterminées et le formulaire de déclaration volontaire sur l'équité, la diversité et l'inclusion dûment rempli, les membres du comité peuvent commencer l'évaluation et la cotation préliminaire des demandes qui leur ont été assignées. Les évaluateurs utilisent RechercheNet pour attribuer des cotes préliminaires à toutes les demandes qui leur sont assignées, et pour envoyer leurs cotes préliminaires au Secrétariat Vanier-Banting par voie électronique avant la réunion du comité de sélection. Une date limite à cet égard sera communiquée aux membres en temps opportun.

Nota : L’évaluation doit être fondée uniquement sur les informations fournies dans la demande. Les membres sont priés de ne pas obtenir d'informations supplémentaires (comme tenter de savoir si un article de recherche a été publié ou visiter des sites Web externes en hyperlien dans les zones de texte libre) pour les demandes qu'ils évaluent.

a) Introduction

Le processus d'évaluation est, par définition, subjectif. Les préjugés peuvent se manifester de diverses façons et se fonder, entre autres, sur un ou plusieurs des facteurs suivants :

• école de pensée
• nature de la recherche (p. ex. fondamentale, appliquée, translationnelle)
• domaine d'étude
• approche de recherche
• type de contribution à la recherche
• taille ou réputation d'un établissement participant
• contexte culturel
• âge
• race
• religion
• langue
• sexe
• handicap
• orientation sexuelle

Nous mettons les évaluateurs en garde contre tout jugement inapproprié des demandes fondé sur de tels facteurs, et nous leur demandons de ne pas se laisser influencer par des préjugés implicites ou explicites dans leur prise de décision.

Pour éviter les préjugés implicites liés à l'ordre alphabétique des demandes dans RechercheNet, les évaluateurs sont invités à afficher les demandes par numéro de demande en cliquant sur la colonne des numéros de demande.

Pouvons-nous favoriser l'équité et réduire les préjugés dans le processus d'évaluation?

Les organismes subventionnaires s'emploient activement à promouvoir l'équité et la diversité et à réduire les préjugés inconscients dans leurs processus d'évaluation. À cette fin, le Secrétariat a dressé une liste de ressources à l'intention des membres des comités de sélection concernant l'équité, la diversité et l'inclusion. Tous les membres doivent les examiner, en particulier le module de formation des trois organismes sur les préjugés inconscients.

Les candidats dont la proposition de recherche implique respectueusement les communautés autochtones sont priés d'inclure la mention : « Cette recherche implique respectueusement les communautés autochtones » au début de leur résumé non scientifique. L'administrateur du programme de chaque comité de sélection (CRSH, CRSNG, IRSC) s'assurera ensuite que l'évaluateur principal ou secondaire pour ces demandes possède l'expertise requise en recherche autochtone.

On demande aux évaluateurs principaux et secondaires de relever toute demande dont la recherche implique respectueusement les communautés autochtones qui n'est pas désignée comme telle dans le résumé non scientifique, afin que cette demande reçoive toute l'attention qu'elle mérite.

Tous les membres de comité affectés à ces demandes (évaluateur principal, évaluateur secondaire et, s'il y a lieu, troisième lecteur, lecteur invité ou expert invité) sont tenus de consulter et de prendre en considération les lignes directrices applicables à l'évaluation des demandes impliquant respectueusement de la recherche autochtone. Ces lignes directrices, ainsi que d'autres éléments importants, peuvent être consultées à la page Équité, diversité et inclusion.

Les deux documents suivants sont particulièrement utiles pour guider l'évaluation de ces demandes :

• Énoncé de politique des trois conseils 2 – Chapitre 9 – Recherche impliquant les Premières Nations, les Inuits ou les Métis du Canada

  L'article 9.1 contient des exemples de situations dans lesquelles la participation de la communauté est nécessaire :

  • la recherche est menée sur des terres des Premières Nations, des Inuk (Inuits) ou des Métis;
  • l'identité autochtone est un facteur retenu parmi les critères de recrutement;
  • le projet cherche à obtenir l'apport des participants sur le patrimoine culturel, les artefacts, les connaissances traditionnelles ou les caractéristiques particulières de leur communauté;
  • l'identité autochtone ou l'appartenance à une communauté autochtone est utilisée comme variable dans l'analyse des données de la recherche;
  • l'interprétation des résultats de la recherche fera référence aux communautés, aux peuples, à la langue, à l'histoire ou à la culture autochtones.

• Lignes directrices du CRSH pour l'évaluation du mérite de la recherche autochtone

  Les concepts clés ci-dessous des lignes directrices du CRSH devraient être mis en évidence dans la proposition de recherche, le cas échéant, et devraient être justifiés dans la déclaration du directeur de recherche :

  • Connaissances autochtones ou traditionnelles
  • Réciprocité
  • Communauté
  • Respect, pertinence et contributions

La proposition de recherche devrait indiquer que le candidat et son directeur de recherche ou établissement d'accueil connaissent les principes et les protocoles pertinents établis pour ce genre de recherche et qu'ils y ont recours. Un dialogue significatif et culturellement sécurisant avec la communauté devrait être manifeste.

La demande est-elle admissible à du soutien?

Le personnel du Secrétariat Vanier-Banting est responsable de la sélection de toutes les demandes par rapport aux critères d'admissibilité afin de s'assurer que le candidat est admissible au programme. Les membres du comité sont invités à faire part de toute préoccupation ou question concernant l'admissibilité d'une demande au personnel du Secrétariat, mais doivent procéder à l'évaluation de la demande pendant que la situation est étudiée.

Le projet de recherche proposé va-t-il à l'encontre du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche?

Si un membre de comité soupçonne que la recherche proposée va à l'encontre du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche ou qu'il a des préoccupations d'ordre éthique par rapport à la demande, le membre doit porter ses préoccupations à l'attention de l'administrateur du programme le plus tôt possible et procéder à l'évaluation de la demande pendant que la situation est étudiée.

b) Critères de sélection

Les demandes sont évaluées et sélectionnées en fonction des trois critères suivants, qui reçoivent une pondération égale :

1. Excellence et leadership du candidat dans le domaine de recherche
2. Qualité du programme de recherche proposé par le candidat
3. Engagement de l'établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l'établissement

Remarque : Le Guide de présentation des demandes résume les étapes que les candidats doivent suivre pour remplir et soumettre leur demande. Il offre également des renseignements sur la façon dont chaque élément de la demande est lié aux critères de sélection.

Les membres ne devraient fonder leur évaluation que sur les renseignements fournis dans la demande.

c) Cotation préliminaire

Les membres doivent attribuer une cote préliminaire (c.-à-d. une cote accordée avant la réunion du comité de sélection et qui peut ou non correspondre à la cote finale) de 0,1 à 9,0 (échelle en dixièmes seulement, 9,0 étant une cote élevée et 0,1, une cote faible) aux demandes qui leur sont assignées pour chacun des trois critères de sélection. Le site RechercheNet calculera automatiquement la cote préliminaire globale attribuée à chaque demande en faisant la moyenne des cotes données pour chaque critère par les évaluateurs principal et secondaire.

Afin d'aider les évaluateurs à départager les candidats très prometteurs et à utiliser toute l'échelle de cotation, un système de catégorisation a été mis en place. Les évaluateurs doivent veiller à ce que les demandes qui leur sont confiées entrent dans chacune des trois catégories du tableau qui suit, en prenant soin de répartir les demandes en fonction des proportions indiquées, réservant les 20 % restants comme ils le jugent approprié afin de compenser un sous-ensemble relativement fort ou relativement faible de demandes :

De plus, dans la catégorie Recommandé, les membres doivent attribuer une cote entre 8,0 et 9,0 à au moins 1 demande ou à 2 demandes tout au plus.

Les évaluateurs sont fortement encouragés à évaluer un certain nombre de demandes avant d'entrer les cotes préliminaires. Ce procédé leur fournira un cadre de référence utile pour attribuer des cotes préliminaires à toutes les demandes qui leur seront assignées. Un chiffrier électronique sera fourni aux membres pour faciliter le travail de cotation préliminaire et de catégorisation.

Pour que le système soit efficace, il est essentiel d'attribuer l'intervalle complet des cotes comprises dans une catégorie. Ainsi, les évaluateurs doivent s'efforcer de départager les demandes au sein d'une catégorie donnée afin d'éviter qu'il y ait égalité.

Les cotes préliminaires des évaluateurs doivent être transmises au Secrétariat Vanier-Banting par RechercheNet avant la réunion du comité de sélection. La date exacte de la soumission sera confirmée par l'administrateur du programme. Il est essentiel que cette date soit respectée, car avant d'avoir reçu toutes les cotes préliminaires, le personnel du Secrétariat ne pourra pas déterminer quelles demandes seront évaluées à la réunion du comité de sélection ni lesquelles devront être évaluées par un troisième lecteur. Les membres du comité peuvent communiquer en tout temps avec le personnel du Secrétariat s'ils ont besoin d'aide durant la cotation préliminaire des demandes.

Rappel : Les membres du comité chargés d'évaluer des demandes dont la recherche proposée implique respectueusement les communautés autochtones doivent consulter et prendre en considération les lignes directrices visant l'évaluation des demandes qui prévoient ce type de recherche. Ces lignes directrices, ainsi que d'autres considérations importantes, sont accessibles à la page Équité, diversité et inclusion. On s'attend à ce que les membres lisent la documentation avant d'entreprendre le processus de cotation préliminaire.

4.1.5 Classement préliminaire des demandes et désignation d'un troisième lecteur, d'un lecteur invité ou d'un expert invité

Lorsque toutes les cotes préliminaires des évaluateurs principal et secondaire ont été reçues, l'administrateur du programme calcule la moyenne des cotes préliminaires globales des deux évaluateurs et classe les demandes, selon un ordre décroissant.

L'administrateur du programme relève les demandes où il y a un écart de 2,0 points ou plus entre les cotes préliminaires des évaluateurs principal et secondaire et où l'une des cotes préliminaires est plus élevée que la cote globale attribuée à la demande située au 24e rang. (Le nombre exact de demandes ayant obtenu des cotes très divergentes dépendra du nombre d'écarts.)

L'administrateur du programme fournit ensuite au comité de sélection la liste de classement préliminaire de toutes les demandes, en prenant soin d'indiquer celles qui devront faire l'objet de discussions à la réunion, à savoir :

• les 40 demandes les mieux classées;
• toutes les demandes ayant obtenu des cotes très divergentes (comme défini ci-dessus).
• les deux demandes les mieux classées de chaque évaluateur (si elles ne font pas déjà partie de la liste).

Cette liste préliminaire ne donnera pas les cotes préliminaires accordées aux demandes.

À la réception de cette liste, les membres du comité sont priés de cerner rapidement l'un ou l'autre des éléments suivants :

• d'autres demandes qui, à leur avis, devraient également faire l'objet d'une discussion à la réunion et être évaluées par un troisième lecteur;
• les demandes qui, à leur avis, devraient également être évaluées par un lecteur invité;
• les demandes qui, à leur avis, devraient également être évaluées par un expert invité.

a) Détermination d'autres demandes qui feront l'objet d'une discussion à la réunion et qui seront évaluées par un troisième lecteur

L'ajout de demandes est facultatif et devrait se faire judicieusement pour que seules les meilleures demandes et les demandes les plus litigieuses soient abordées. (Remarque : Seul l'évaluateur principal ou secondaire peut signaler une demande donnée.)

L'administrateur du programme confie ensuite à un troisième lecteur le soin d'évaluer les ensembles de demandes qui suivent :

• toutes les demandes dont les cotes divergent;
• toutes les autres demandes ayant été signalées par les évaluateurs;
• la demande au seuil de financement (c.-à-d. classée au 23e rang ou, dans le cas du comité de sélection octroyant la 70e bourse, la demande classée 24e);
• les cinq demandes immédiatement au-dessus du seuil de financement (c.‑à‑d. celles classées du 18e au 22e rang inclusivement ou, dans le cas du comité de sélection octroyant la 70e bourse, les demandes classées du 19e au 23e rang inclusivement);
• les cinq demandes immédiatement en dessous du seuil de financement (c.-à-d. celles classées du 24e au 28e rang inclusivement ou, dans le cas du comité de sélection octroyant la 70e bourse, celles classées du 25e au 29e rang inclusivement).
• les deux demandes les mieux classées de chaque évaluateur (si elles ne font pas déjà partie de la liste).

b) Détermination des demandes à faire évaluer par un lecteur invité

Dans certains cas, la proposition de recherche dépasse les limites du mandat d'un seul comité de sélection (CRSH, CRSNG, IRSC). Si, dans le cadre d'une évaluation, l'expertise d'un autre comité s'avère utile, l'évaluateur principal ou secondaire peut signaler que la demande devrait être évaluée par un lecteur invité siégeant à l'un des autres comités de sélection.

L'administrateur du programme affectera un lecteur invité à l'évaluation de ces demandes signalées.

c) Détermination des demandes à faire évaluer par un expert invité

Si l'expertise en recherche autochtone d'un comité de sélection est insuffisante, l'administrateur du programme affecté à ce comité désignera un expert invité pour évaluer toute demande dont la recherche implique respectueusement les communautés autochtones.

d) Signalement des conflits d'intérêts

Les troisièmes lecteurs, les lecteurs invités et les experts invités doivent communiquer avec l'administrateur du programme pour signaler tout conflit d'intérêts concernant les demandes qui leur sont attribuées.

4.1.6 Attribution des cotes préliminaires aux demandes (troisièmes lecteurs)

Le troisième lecteur est responsable de l'évaluation et de la cotation préliminaire des demandes qui lui sont assignées. Pour attribuer cette cote, le troisième lecteur doit se baser sur les trois mêmes critères, le même système de cotation (c.-à-d. qu'il doit tenir compte de l'échelle et comparer ces demandes à celles qu'il a évaluées à titre d'évaluateur principal ou secondaire) et les mêmes lignes directrices que celles énoncées ci-dessus pour les évaluateurs principaux et secondaires. Le troisième lecteur doit, toutefois, porter une attention particulière au troisième critère de sélection : Engagement de l'établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l'établissement.

Le troisième lecteur doit communiquer avec l'administrateur du programme pour signaler tout conflit d'intérêts concernant les demandes qui lui sont attribuées.

Le troisième lecteur doit soumettre ses cotes préliminaires par voie électronique à l'administrateur du programme, en respectant la date limite prévue. (La date limite précise sera confirmée par l'administrateur du programme.)

Les cotes préliminaires fournies par les lecteurs ne sont pas prises en compte dans la cote globale des demandes. Elles représentent plutôt une rétroaction supplémentaire visant à éclairer la discussion au cours de la réunion. On s'attend à ce que le lecteur soit prêt à fournir des commentaires pendant les délibérations du comité sur les forces et les faiblesses des demandes.

4.1.7 Liste de classement des demandes mise à jour à partir des cotes préliminaires

Avant la réunion du comité de sélection, l'administrateur du programme dresse une liste de classement des demandes mise à jour à partir des cotes préliminaires, à savoir celles des évaluateurs principal et secondaire et, au besoin, du troisième lecteur, et met cette liste à la disposition des membres du comité de sélection. Cette liste fera l'objet de discussions à la réunion du comité de sélection et sera formée :

• des 40 demandes les mieux classées;
• des autres demandes assignées à un troisième lecteur.

Aucune autre demande ne devrait être débattue à la réunion.

4.2 Durant la réunion du comité de sélection

4.2.1 Réunion

Remarque : Les membres du comité doivent apporter à la réunion les notes personnelles prises durant l'évaluation des demandes qui leur ont été assignées. Toutes les notes doivent être détruites de manière sûre au terme de la réunion.

Les dates de la réunion sont fournies par l'administrateur du programme.

À la réunion, les demandes suivantes sont évaluées une par une, selon un ordre décroissant :

• les 40 demandes les mieux classées;
• toutes les demandes dont les cotes divergent;
• toutes les autres demandes ayant été signalées par l'évaluateur principal ou secondaire aux fins de discussion.

Le nombre total de demandes qui feront l'objet de discussions dépendra du nombre de celles qui ont un trop grand écart et du nombre de demandes supplémentaires signalées par les évaluateurs.

Voici les étapes suivies pour évaluer une demande durant la réunion :

1. L'évaluateur principal présente la demande rapidement pour décrire le sujet de recherche, le stade et le cheminement de carrière du candidat et toute circonstance spéciale précisée dans la demande. Ensuite, il résume oralement les forces et les faiblesses de la demande, en abordant chaque critère, un par un, ainsi que les points soulevés dans le rapport des trois répondants. Cette étape devrait prendre environ trois minutes.
2. L'évaluateur secondaire formule des commentaires, au besoin, pour indiquer s'il est d'accord ou non avec l'analyse de l'évaluateur principal. Cette étape devrait prendre environ deux minutes.
3. Le troisième lecteur, s'il y a lieu, ajoute ensuite toute autre information qu'il juge utile pour permettre au comité d'évaluer la demande, en se concentrant particulièrement sur le troisième critère de sélection (Engagement de l'établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l'établissement). Cette étape devrait prendre environ une minute.
4. Le lecteur invité, s'il y a lieu, ajoute ensuite tout autre renseignement qu'il juge utile pour permettre au comité d'évaluer la demande. Cette étape devrait prendre environ deux minutes.
5. L'expert invité, s'il y a lieu, ajoute ensuite toute autre information qu'il juge utile pour permettre au comité afin d'évaluer la demande, en mettant l'accent sur les composantes autochtones de la demande.
6. Si les questions d'EDI s'appliquent et n'ont pas fait l'objet d'une discussion, les champions de l'EDI traitent des considérations liées à l'équité, à la diversité et à l'inclusion pour l'évaluation d'un dossier (trajectoire du chercheur, présence ou manque d'occasions, ou obstacles; circonstances personnelles pouvant influer sur les réalisations en recherche ou la productivité du candidat; la diversité des perspectives et des expériences; la prise en compte de l'analyse comparative entre les sexes et les genres Plus [ACSG Plus] dans le plan de recherche, les méthodes, l'analyse et l'interprétation des données, ou la diffusion des conclusions).
7. Les autres membres du comité peuvent faire des commentaires ou poser des questions afin de clarifier l'information présentée par les évaluateurs et, le cas échéant, par les lecteurs ou l'expert invité, ce qui peut générer une discussion au sein du comité. Les membres doivent s'assurer que le stade et le cheminement de carrière du candidat ainsi que toute circonstance spéciale (p. ex. contributions non traditionnelles à la recherche, occasions de recherche et de leadership accessibles au candidat, etc.) ont été pris en compte dans l'évaluation des réalisations du candidat.
8. Le comité parvient à un consensus sur la cote finale à accorder à la demande, en tenant compte des commentaires fournis par les évaluateurs principal et secondaire, ainsi que par les lecteurs et l'expert invité, le cas échéant. On s'attend à ce que le comité de sélection fasse consensus sur la cote attribuée pour chacun des trois critères de sélection, dont on fera la moyenne pour arriver à la cote finale attribuée à la demande. Remarque : Pour qu'une demande soit considérée comme admissible à un financement, elle doit obtenir une cote moyenne d'au moins 5,1 pour chacun des trois critères.
9. Lorsque toutes les demandes ont été débattues et ont reçu une cote, le classement des demandes est passé en revue afin d'établir le seuil de qualité pour le financement (en dessous duquel les demandes seront jugées insatisfaisantes pour recevoir du financement dans l'éventualité où des fonds devenaient disponibles) et briser l'égalité dans les cotes entre la demande au 23e rang, ou dans le cas du comité octroyant la 70e bourse, la demande au 24e rang, et les demandes atteignant le seuil de qualité.

Après le concours, la cote finale attribuée à une demande par le comité pour chaque critère est mise à la disposition du candidat. Cela constitue une rétroaction aux candidats sur les forces et les faiblesses relatives de leur demande et sur leur classement relatif. Les membres du comité ne présentent pas de commentaires écrits sur des demandes individuelles.

Le classement final de toutes les demandes est présenté au Comité directeur des programmes des trois organismes (PTO) en vue d'obtenir son approbation.

Tout commentaire sur le processus de sélection devrait être porté à l'attention de l'administrateur du programme du comité.

4.2.2 Formulation des recommandations de financement

Le comité de sélection de chaque organisme produit son classement final et établit le seuil de qualité pour le financement.

Le classement final de toutes les demandes produit par le comité de chaque organisme, y compris le seuil de qualité pour le financement éventuel de demandes « de remplacement », est ensuite présenté au Comité directeur des PTO pour obtenir son approbation.

Dans l'éventualité où le personnel du Secrétariat Vanier-Banting offre une bourse au candidat suivant (lorsqu'une bourse a été refusée par un autre candidat), il ne descendra pas sous le seuil de qualité établi par le comité de sélection.

L'approbation donnée par le Comité directeur des PTO est suivie de l'octroi de 70 bourses postdoctorales Banting.

4.2.3 Discussion sur les politiques

À la fin de la réunion du comité de sélection, une fois que les recommandations du comité ont été formulées, les membres sont invités à prendre part à une discussion sur les politiques. Cette discussion permet de faire des commentaires sur la qualité des demandes évaluées, d'offrir des suggestions pour améliorer le processus d'évaluation et les politiques du programme, de signaler des besoins particuliers quant à la composition du comité, de discuter de la logistique du concours et des déplacements (y compris l'hébergement hôtelier), et de fournir une rétroaction sur les services administratifs offerts par le Secrétariat Vanier-Banting.

4.3 Après la réunion du comité de sélection

4.3.1 Préparation et présentation du rapport du président

Après la réunion, en consultation avec les membres du comité de sélection et le personnel du Secrétariat, le président prépare et soumet son rapport.

Le rapport sert à communiquer les commentaires et les recommandations du comité de sélection quant à l'amélioration du processus du concours et des politiques du programme.

En plus de la liste montrant le classement final de toutes les demandes, ce rapport devrait renfermer au besoin :

• des commentaires sur les procédures d'évaluation suivies par le comité;
• des commentaires sur les difficultés particulières rencontrées dans l'évaluation des demandes;
• des recommandations quant aux révisions à apporter aux politiques;
• des suggestions concernant les renseignements que les candidats doivent fournir (documents relatifs à la demande);
• des commentaires sur les critères d'évaluation;
• des suggestions concernant les modifications à apporter au processus de présentation des demandes par voie électronique;
• des suggestions concernant la composition du comité.

Le rapport est présenté au Comité directeur des PTO.

5. Composition des comités de sélection

5.1 Processus de recrutement

Les organismes subventionnaires fédéraux demandent régulièrement aux universités, aux entreprises et aux gouvernements de leur proposer les noms de personnes qui pourraient siéger à leurs comités de sélection. Les anciens membres et les membres actuels des comités et le personnel du Secrétariat Vanier-Banting proposent aussi des candidatures.

Le personnel du Secrétariat prépare la liste des candidats qui seront affectés à chaque comité sous réserve de l'approbation de l'administration du Secrétariat Vanier-Banting. Les présidents des comités sont habituellement choisis de façon similaire parmi les anciens membres ayant siégé à un comité pour un ou plusieurs concours.

5.2 Critères de sélection des membres

L'excellence universitaire et l'excellence en recherche constituent le plus important critère de sélection des membres des comités. La valeur du processus d'évaluation repose sur la crédibilité des membres des comités, et sur leur expertise et leur productivité reconnues dans leur domaine. Bien que chaque comité soit représentatif de la communauté qu'il sert, on ne s'attend pas à ce que ses membres représentent eux-mêmes des groupes, des établissements, des régions ou des pays en particulier. La composition des comités vise à assurer :

• la participation d'un large éventail d'établissements/organismes canadiens, y compris des établissements/organismes de taille modeste, et d'experts dans leur domaine;
• une représentation appropriée des genres, régions et langues, et des domaines d'expertise;
• une connaissance adéquate du milieu de la recherche au Canada;
• des compétences pertinentes dans les deux langues officielles;
• une représentation appropriée de la communauté internationale.

5.3 Durée du mandat

Une rotation des membres et le renouvellement de la composition des comités sont essentiels pour garantir le dynamisme des comités. La rotation des membres est essentielle parce qu'elle permet d'élargir la représentation des établissements et de se doter d'une expertise complémentaire. Cependant, une certaine continuité dans le renouvellement des membres est aussi souhaitable puisque la présence de membres expérimentés au sein des comités permet d'assurer l'uniformité du processus de sélection et facilite la formation des nouveaux membres.

Les membres d'un comité de sélection n'y siègent habituellement pas plus de trois années consécutives. À des fins de stabilité, le mécanisme mis en place pour le renouvellement de la composition des comités prévoit le remplacement annuel du tiers des membres. La prolongation d'un mandat pour une année supplémentaire ne sera acceptée que dans des circonstances exceptionnelles. Tout membre ayant terminé son mandat de trois ans peut être nommé président.

Le renouvellement de la composition des comités permet de constamment prendre en compte de nouvelles perspectives dans le processus d’évaluation par les pairs.

Date de modification :

2024-04-10